Versie: 1.0 — 30‑08‑2025
Voor wie geldt dit beleid? Bezoekers en klanten van Recorded Forever.
1. Wie zijn wij
Recorded Forever is een dienst van Fountainhead Holding B.V. (KvK 34265976), Ridderspoorweg 128, 1032 LL Amsterdam, Nederland.
E‑mail: [email protected]
Wij zijn verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die wij verwerken in het kader van onze diensten.
2. Wat we doen
Wij helpen je jouw levensverhaal vast te leggen via een online AI‑interviewer. Jij vertelt, wij maken transcripties, redigeren deze tot een samenhangend verhaal en leveren een digitale biografie (PDF). Optioneel kun je gedrukte boekjes bestellen.
3. Welke gegevens verwerken we
- Account- en contactgegevens: naam, e‑mail, factuur- en betaalstatusgegevens.
- Opnames & teksten: ruwe audio (stem), transcripties, redactieversies en het eindproduct (PDF).
- Communicatie: supportcorrespondentie en feedback.
- Gebruik van de site: alleen met toestemming niet‑noodzakelijke cookies (zie §10).
- Gegevens van derden die jij noemt: je bent zelf verantwoordelijk voor wat je deelt.
- Bijzondere persoonsgegevens: kunnen voorkomen als jij die vrijwillig deelt (bijv. gezondheid, religie, politieke opvattingen). Hiervoor vragen we uitdrukkelijke toestemming.
4. Doelen en rechtsgrondslagen
- Uitvoering van de overeenkomst (art. 6(1)(b) AVG): opnemen, transcriberen, redigeren en leveren van jouw biografie; klantenservice.
- Wettelijke verplichtingen (art. 6(1)(c) AVG): administratie en fiscale bewaarplichten.
- Gerechtvaardigd belang (art. 6(1)(f) AVG): beveiliging, kwaliteitsbewaking, het beperken van misbruik.
- Toestemming (art. 6(1)(a) AVG): marketing/nieuwsbrief en analytics‑cookies; en voor bijzondere persoonsgegevens (art. 9(2)(a) AVG) wanneer je die deelt.
5. Bewaartermijnen
- Audio, transcripties en eind‑PDF: standaard 12 maanden na oplevering. Je kunt eerder verwijdering vragen of opslag verlengen.
- Operationele back‑ups: maximaal 90 dagen.
- Administratieve gegevens (facturen e.d.): conform wettelijke termijnen (meestal 7 jaar).
We verwijderen of anonimiseren gegevens na afloop van de termijn, tenzij bewaring langer noodzakelijk is (bijv. voor geschillen).
6. Ontvangers en (sub)verwerkers
Wij delen geen persoonsgegevens met derden anders dan: – In opdracht van ons (verwerkers/subverwerkers):
- ENEM B.V. (NL): hosting en opslag van audio, transcripties en eind‑PDF op servers in Nederland.
- OpenAI: taal- en transcriptiemodellen t.b.v. interviewer/redactie; geen training op klantdata; beperkte logretentie bij leverancier.
- ElevenLabs: spraaksynthese/voice; training uitgeschakeld; (EU) data‑residency/zero‑retention waar mogelijk.
- Analytics (Google Analytics 4): alleen na toestemming; zonder IP‑opslag; met EU‑maatregelen.
- E‑mail/communicatieproviders: voor transactieberichten en support (alleen noodzakelijke gegevens).
- Betaalprovider (PSP): voor iDEAL/creditcard‑betalingen (Mollie.com). Wij ontvangen geen volledige kaartgegevens.
- Wanneer dat wettelijk moet of om rechten te beschermen.
Met verwerkers sluiten wij verwerkersovereenkomsten en we instrueren hen passend met betrekking tot beveiliging en verwijdering.
7. Internationale doorgifte
Waar een leverancier buiten de EER gegevens verwerkt (bijv. in de VS), zorgen wij voor passende waarborgen, zoals EU‑modelcontracten (SCC’s) en aanvullende maatregelen (encryptie, pseudonimisering). Waar mogelijk steunen wij op certificering onder het EU‑US Data Privacy Framework (DPF).
8. Beveiliging
Wij treffen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder TLS, encryptie at rest bij onze hostingpartner, toegangsbeheer op basis van ‘least privilege’, logging, monitoring en periodieke back‑ups.
9. Gegevens over derden in jouw verhaal
Je bepaalt zelf wat je deelt. Deel geen gegevens die je niet mag delen. Op verzoek van betrokkenen kunnen wij, na verificatie, passages laten verwijderen of anonimiseren.
10. Cookies & analytics
Wij gebruiken enkel noodzakelijke cookies, plus analytics‑cookies (GA4) alleen met jouw toestemming. GA4 is zo ingesteld dat IP‑adressen niet worden opgeslagen en dat gegevensretentie en datadeling worden beperkt. Je kunt je toestemming op elk moment wijzigen via de cookiebanner/instellingen.
11. Jouw rechten
Je hebt recht op inzage, rectificatie, gegevenswissing, beperking, overdraagbaarheid, en het recht bezwaar te maken. Bij toestemming mag je die te allen tijde intrekken. Mail naar [email protected]. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
12. Kinderen
Onze dienst is niet bedoeld voor personen jonger dan 16 jaar. Bij 16‑ en 17‑jarigen kan toestemming van ouder/voogd vereist zijn.
13. Wijzigingen
We kunnen dit beleid wijzigen. De meest recente versie staat altijd op deze pagina. Bij wezenlijke wijzigingen informeren we je actief.